Política Datos Personales

1 – GENERAL

 Estimado cliente, potencial cliente, proveedor o visitante: Nuestra Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales establece las condiciones bajo las cuales recolectamos, almacenamos, usamos y protegemos la información que usted nos proporciona. Esta recolección puede realizarse a través de formularios de contacto, llamadas telefónicas, correos electrónicos, chats en línea, contratos, o cualquier otro medio físico, digital o de voz por el cual nos suministre información.

 Al proporcionarnos sus datos, usted acepta expresamente los términos de esta política y autoriza a Madrid Dos Administración Horizontal S.A.S (en adelante, la Empresa) a tratar su información personal conforme a lo establecido en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y demás normativas aplicables sobre protección de datos personales.

 Si, después de revisar esta política, no está de acuerdo con las condiciones aquí descritas, le solicitamos por favor no usar nuestros servicios y solicitar la actualización, modificación o eliminación de nuestra base de datos de conformidad con lo establecido en el numeral 7 del presente documento.

 Esta política se encuentra alineada con el decreto 1377 de 2013, reglamentario de la Ley 1581 de 2012 en cuanto al cumplimiento del aviso de privacidad que se debe de brindar a los titulares de la información personal por parte de la empresa, quien actúa como responsable del tratamiento de los datos personales tiene como objeto y está orientado a:

  • Informar a los titulares acerca de la política de tratamiento de datos personales adoptada por la empresa, así como garantizar el ejercicio del derecho de habeas data. Para ello, se establece el procedimiento mediante el cual los titulares podrán conocer, actualizar, rectificar o suprimir la información contenida en nuestras bases de datos y archivos. Este documento tiene como propósito fundamental proteger los datos personales y salvaguardar los derechos y libertades fundamentales de todas las personas naturales.
  • Comunicar al titular de la información personal las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables a sus datos personales, la forma en que se tratarán, el uso que se les dará y la forma en que podrá acceder a sus datos personales.
  • Esta política se aplicará de forma obligatoria a todos los datos de carácter personal registrados en soportes físicos o digitales que sean susceptibles de ser tratados por la empresa como responsable de su tratamiento.

2 – FINALIDAD DE LOS DATOS RECOGIDOS

 En el momento que usted suministre datos personales de su propiedad, usted nos autoriza a tratarlos, y entendemos que su consentimiento es previo, expreso e informado, pues ha leído este documento antes de facilitar sus datos.

 La toma de datos personales que se haga a través de los formularios de contacto, así como también en el chat en línea de nuestra página web, llamadas telefónicas, entrevista personal o virtual, contratos, formularios, o cualquier otro documento que usted suministre a la empresa, tendrá las siguientes finalidades:

2.1 – Clientes:

  • Asesorarle en temas relacionados con los servicios que ofrece la empresa y que hayan sido consultados y/o solicitados por usted.
  • Tener una constante comunicación sobre los servicios que presta la empresa.
  • Enviarle comunicaciones respecto a la relación contractual.
  • Realizar las gestiones administrativas y/o contables relacionadas con la contratación de los servicios tales como la facturación, cobros y pagos.
  • Comunicarle para efectos de dar aviso del término de renovación del servicio.
  • Enviar propuestas de servicios e invitaciones a eventos de empresa o sus aliados, socios o asociados.
  • Realizar actividades encaminadas a la fidelización de clientes, incluyendo y sin limitarse comunicaciones de descuentos, newsletter, obsequios, promociones.
  • Prestar servicio de soporte técnico.
  • Recibir y tramitar peticiones, quejas y reclamos.
  • Realizar encuestas de satisfacción.
  • Transferir datos personales con el fin de registrar servicios ante entidades internacionales.

2.2 – Proveedores:

  • Elaboración y celebración del contrato.
  • Tener una constante comunicación sobre los servicios y/o productos contratados.
  • Enviar comunicaciones con relación a la ejecución del contrato.
  • Ejecutar las gestiones administrativas y/o contables derivadas de la relación contractual, incluyendo procesos de facturación, cobros y pagos.

 El tratamiento de los datos personales podrá realizarse directamente por la empresa o por terceros designados por esta, siempre y cuando se lleve a cabo conforme a las finalidades establecidas en la presente política. Al suministrar sus datos personales, usted autoriza expresamente este tratamiento sin necesidad de una autorización adicional.

 Usted tiene derecho, de forma gratuita, a conocer, actualizar, rectificar o solicitar la supresión de sus datos personales. Para ejercer estos derechos, podrá comunicarse a través de los canales habilitados para tal fin, los cuales se detallan en el numeral 7 de la presente política.

3 – MARCO LEGAL

  • Constitución Política, artículo 15
  • Ley 1581 de 2012
  • Decreto 1377 de 2013
  • Decreto 886 de 2014
  • Decreto 1074 de 2015, Cap. 25

 De conformidad con la Ley 1273 de 2009, incurre en delito de violación de datos personales quien «sin estar facultado para ello, con provecho propio o de un tercero, obtenga, compile, sustraiga, ofrezca, venda, intercambie, envíe, compre, intercepte, divulgue, modifique o emplee códigos personales, datos personales contenidos en ficheros, archivos, bases de datos o medios semejantes».

 Tanto la empresa como los encargados (TRABAJADORES, PROVEEDORES Y CONTRATISTAS) deben observar y respetar estas políticas en cumplimiento de sus funciones y/o actividades, los lineamientos corporativos para el tratamiento y protección de datos personales y las demás disposiciones y cláusulas que se establezcan por la empresa, aún después de terminados los vínculos legales, comerciales, laborales o de cualquier índole. De igual manera, deberán guardar estricta confidencialidad en relación con los datos tratados.

4 – DEFINICIONES

 Para efectos de interpretar y aplicar este documento, se tendrán en cuenta las definiciones establecidas por la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios. Para lo no establecido en dicha regulación, se aplicarán las definiciones que establezca el diccionario de la Real Academia Española, y por último, las que establezcan diferentes fuentes de información de entidades formales como universidades, institutos científicos o tecnológicos y similares.

5 – TIPO DE INFORMACIÓN SOLICITADA

 Para la prestación de servicios, se solicitará información de carácter privado que permite identificar a una persona, tales como número de documento de identidad, nombres completos, direcciones física y electrónica, números telefónicos, entre otros.

 Adicionalmente, al ingresar a nuestras instalaciones ubicadas en Centro Empresarial mix vía 40, of.309, Barranquilla, Atlántico, Colombia, usted podrá ser videograbado por nuestras cámaras de seguridad para preservar la seguridad de empleados, visitantes, información y bienes de la empresa. La imagen y datos biométricos podrán ser utilizados como evidencia ante autoridades competentes en caso de ser requerido.

 En ningún momento los datos aquí recolectados serán susceptibles de venta o cesión a cualquier título.

 La autorización del titular no será necesaria cuando se trate de:

  • Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  • Datos de naturaleza pública.
  • Casos de urgencia médica o sanitaria.
  • Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos (DANE).
  • Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

 La autorización no podrá ser revocada ni podrá solicitarse la supresión de la información cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos, tal como lo dispone el artículo 9 del Decreto 1377 de 2013.

6 – SEGURIDAD

 Nuestro compromiso es velar por la seguridad de sus datos personales; sin embargo, aunque hacemos todo lo posible para proteger sus datos, no podemos garantizar total seguridad.

 Contamos con servidores propios y de terceros reconocidos para almacenamiento y correo electrónico, con acceso restringido y medidas para reducir accesos no autorizados.

 Nuestro portal podrá incluir enlaces a otros sitios web con políticas de privacidad distintas, y no nos hacemos responsables por datos que brinde fuera de nuestro sitio.

 Para pagos de servicios se redirige a proveedor de pago en línea con política diferente; luego del pago será redirigido nuevamente a la página oficial.

 En caso de recibir correos fraudulentos o solicitudes sospechosas pidiendo su información personal, le solicitamos reenviarlos a  gerencia@administracionhorizontal.co.

7 – CONSULTA Y/O RECLAMO

 Para consultas, reclamos o solicitudes de datos personales podrá utilizar el formato de Peticiones, Quejas o Reclamos (PQR), y enviarlo a los siguientes canales:

 La solicitud debe contener: nombre completo, número de identificación, datos de contacto, descripción detallada, medio para respuesta, firma, y documentos que respalden.

8 – PROCEDIMIENTO PARA EFECTUAR CONSULTAS Y/O RECLAMOS

 Peticiones serán respondidas en un máximo de 15 días hábiles; si hay demora, se informará y se señalará fecha máxima dentro de 5 días hábiles más.

 Si la solicitud está incompleta, se requerirá subsanación en 5 días; sin respuesta en 30 días se entiende desistimiento.

 Si la empresa no es competente, trasladará la solicitud a la entidad correspondiente notificando al titular.

 El titular podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio solo después de agotar este trámite.

9 – TRANSFERENCIA Y CONSERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN

 Conservamos los datos personales en bases de datos ubicadas en Colombia y en servidores confiables de terceros, garantizando su seguridad, integridad, veracidad y confidencialidad.

 Podemos transferir datos a empleados, proveedores o contratistas, en Colombia o en el exterior, solo para los fines autorizados y conforme a la ley.

 La política de cookies está detallada en nuestro sitio web, explicando uso y gestión por parte de los usuarios.

10 – MODIFICACIONES A LA POLÍTICA

 Las modificaciones posteriores a la fecha de publicación inicial serán publicadas en nuestro sitio web.

 La empresa se reserva el derecho de realizar cambios sin notificación por normas legales. Los cambios entran en vigencia al publicarse.

 Para nuevos usos distintos a los autorizados inicialmente, solicitaremos consentimiento expreso mediante medios como correo electrónico, SMS, WhatsApp o llamada telefónica.

 Esta política tendrá vigencia a partir del 2 de diciembre de 2016.